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Tâches & formulaires

Tâches & formulaires

 

En tant que RP ou CL, vous devez compléter chacune de ces tâches avant l'échéance. Vous pouvez commencer la plupart des tâches dès le 30 septembre 2016 à l'ouverture du Système de demande du Congrès. Le tableau ci-dessous indique les tâches, les dates correspondantes et les liens vers les documents qui vous aideront à remplir ces tâches. Plus d'informations sont disponibles dans le Guide de planification, la vidéo de la Réunion de planification (en anglais) et les diapositifs PowerPoint de la Réunion de planification (en anglais) sur la page Documents de référence. Une liste de tâche plus courte au format PDF est également disponible au téléchargement.

***Les échéances en rouge sont passées***
Les conseils restent disponibles sur la page Documents de référence

 Date

 Action/Échéance

 Submission

 Conseils/Démarche

 Le 29 septembre

La Réunion de planification se tient à l’Université Ryerson

Confirmez votre présence

 

 Le 30 septembre

Le Système de demande du Congrès ouvre et les codes utilisateur et mots de passe vous sont envoyés par courriel

 

 

 Le 30 septembre

SUITE À DONNER : Commencez à soumettre les demandes de réservation de salles

Système de demande

Aperçu des données d'association > Écrivez-nous pour obtenir votre copie

Guide de planification p. 14

 Le 14 octobre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature

Système de demande

Guide de planification p. 11

 Le 14 octobre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Frais de conférence d’association

Système de demande

Guide de planification p. 11

 Le 28 octobre

ÉCHÉANCE : Faites-nous parvenir la liste d’envoi aux membres de votre association

Envoyez-nous la liste complète

Modèle de liste d'envoi

Guide de planification p. 22

 Le 10 novembre

ÉCHÉANCE : Faites vos demandes de réservation de salles

Système de demande

Aperçu des données d'association > Écrivez-nous pour obtenir votre copie

Guide de planification p. 14

 Le 18 novembre

ÉCHÉANCE : Présentez une demande de financement au Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque

Système de demande

Guide de planification p. 24

 Le 18 novembre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Détails de conférence d’association

En ligne

Conseils et modèle de description

Guide de planification p. 22

 Décembre

SUITE À DONNER : Préparez votre programme de conférence. Gardez « 150 ans vers l'avenir, en terre autochtone » à l’esprit et incluez vos dates de Réceptions du recteur et tout autre événement ouvert à tous les congressistes.

 

Guide de planification p. 22

Fiche-conseils sur la programmation des associations

Calendrier des conférences des associations

Causeries Voir grand

Ateliers de la Foire aux carrières

Ryerson présente...

Réceptions du recteur

 Décembre

SUITE À DONNER : Vérifiez que l'information publiée sur votre association à www.congres2017.ca/associations est complète et à jour

Envoyez les changements requis à 
organisateurs@ideas-idees.ca

 

 Janvier

Ouverture des inscriptions au Congrès

Inscrivez-vous

 

 Janvier

SUITE À DONNER : Faites le suivi de la liste d’inscription de votre association afin de vérifier que tous les participants à la conférence de votre association ont effectué leur inscription 

Système de demande

 

 Le 27 janvier

ÉCHÉANCE : Présentez la demande de financement au Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires

Système de demande

Guide de planification p. 24

 Le 3 février

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Table d’accueil d’association

Système de demande

Guide de planification p. 17

 Le 23 février

La répartition des salles est finalisée et visible dans le Système de demande du Congrès

Système de demande

 

 Le 24 février

ÉCHÉANCE : Soumettez le programme préliminaire de votre conférence (PDF) pour publication sur le site Internet.

Envoyez-le à
organisateurs@ideas-idees.ca

Guide de planification p. 22

Fiche-conseils sur la programmation des associations

 Le 24 février

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Laissez-passer gratuit

Système de demande

Nombre de laissez-passer autorisé

Guide de planification p. 13

 Le 24 février

SUITE À DONNER : Commencez à effectuer vos commandes au service de traiteur et vos réservations d’équipement audiovisuel

Système de demande

Menu traiteur

Menu de matériel audiovisuel et d'équipement

Guide de planification p. 16

 Le 3 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Événement ouvert 

En ligne

Consignes & FAQ

Guide de planification p. 23

 Le 10 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association

Système de demande

Guide de planification p. 18

 Le 31 mars

Date limite pour bénéficier du tarif de préinscription

 

 

 Le 9 avril

ÉCHÉANCE : Passez vos commandes de traiteur, de services audiovisuels, d’équipement pour les salles qui vous ont été attribuées

Système de demande

Menu traiteur

Menu de matériel audiovisuel et d'équipement

Guide de planification p. 15-16

 Le 21 avril

ÉCHÉANCE : Soumettez le programme définitif de votre conférence (PDF) pour publication en ligne

Envoyez-le à
organisateurs@ideas-idees.ca

Guide de planification p. 22

Fiche-conseils sur la programmation des associations

 Mai

SUITE À DONNER : Examinez la liste des inscriptions de votre association afin de vérifier que tous les participants à la conférence de votre association se sont inscrits (y compris les animateurs, les conférenciers, les panélistes, les présidents des séances ou les intervenants à vos sessions/événements)

Système de demande

 

 Le 26 mai

Ouverture des inscriptions sur place

 

Guide de planification p. 12

 Le 27 mai

Ouverture officielle du Congrès

 

 

 Le 30 juin

Soumettre le rapport post-événement relatif au Fond de soutien des conférenciers internationaux de marque

Envoyez-le à
organisateurs@ideas-idees.ca

Modèle de rapport

Guide de planification p. 24

 Le 30 juin

Soumettre le rapport post-événement relatif au Fond de soutien pour les séances interdisciplinaires

Envoyez-le à
organisateurs@ideas-idees.ca

Modèle de rapport

Guide de planification p. 24

 Été

Vérifiez vos factures du Congrès 2017

Vous serez contacté(e).